Denne artikel handler om at bruge bestillingssystemet på en hensigtsmæssig måde, når der er længerevarende ændringer i kundernes bestillinger. Hvis du ønsker at håndtere en situation, hvor en kunde blot ændrer en bestilling for en enkelt dag, skal du i stedet for “specialdage” bruge “ændrede dage”. Der vil snart komme en video om begge ting.
I denne tid, hvor Corona-virus har ændret hele vores måde at omgås hinanden på, sker der også store ændringer i hvem der handler, og hvor meget. Hvis man f.eks. leverer brød til en restaurant eller café, er ordrerne herfra nok desværre aflyst for en tid. Fester og sammenkomster aflyses, og det kan direkte eller indirekte påvirke din produktion.
FoodInfo kan desværre ikke ændre på dette meget kedelige faktum – men vi kan sørge for, at jer, der bruger bestillingssystemet, kan navigere så smertefrit igennem som muligt. Det kan vi ved at sørge for, at du kan sætte bestillinger på “stand by” på forskellige måder.
Så helt konkret: Hvis du bruger bestillingssystemet, og normalt har glæde af de produktionslister, der automatisk genereres for den enkelte dag, baseret på faste bestillinger, engangs-bestillinger og din interne produktion – så se her hvordan du tilpasser dig til corona-tiderne, uden at “ødelægge” dine møjsommeligt indtastede bestillings-mængder for dine kunder på “normale” dage.
To forskellige scenarier
Der er to scenarier:
- Din faste kunde/aftager er midlertidigt helt lukket ned
- Din faste kunde/aftager er i drift, men måske med reducerede mængder
De to scenarier løses på to forskellige måder:
Kunden sættes på pause
En kunde kan nu sættes helt på pause, simpelthen ved at gå ind i kundeoversigten, redigere kunden, og fjerne det flueben der er ved “aktiv”. Husk at gemme ændringen. Herefter vil kunden ikke længere blive regnet med, når der regnes produktionsplaner osv. Når kunden forhåbentlig snart bliver gjort aktiv igen, vil kundens gamle bestillingstal træde i kraft igen.
Kunden ændrer mængder i en periode
Er kunden stadig aktiv, men måske med reducerede mængder, kunne man jo bare gå ind og ændre mængderne, og så ændre dem tilbage igen når alt det her corona var overstået – men det er ikke nødvendigt at smide sine gamle data på porten, bare fordi vi i en periode har en ny situation. Vi kan i stedet bruge “specialdage”. Specialdage var egentlig lavet til f.eks. helligdage. hvor salgsmønstret typisk ændrer sig. Selvom den “bare” er en torsdag, er skærtorsdag nok ikke helt lige som andre torsdage – for at nævne et eksempel. Og mit andet yndlingseksempel er dagen(e) op til Store Bededag – hvor der jo nok produceres en del flere hveder end normalt 🙂
Så hvordan bruger man det her i disse corona-tider? Det gør man sådan her, trin for trin:
- Du opretter en håndfuld specialdage, som du kalder f.eks. “Corona-mandag”, “Corona-tirsdag”, … osv. (Moduler->faste bestillinger->rediger specialdage)
- Du skal nu have fyldt nogle mængder i hver corona-dag for hver kunde. Gå til Moduler->faste bestillinger->se/rediger faste ordrer for kunde.
- Under hver ugedags navn er der et ikon, der viser at du kan kopiere denne dag til en specialdag. Tryk på ikonet for den dag du ønsker, lad os sige mandag.
- Du kommer nu til en side hvor du skal vælge om du vil gemme som “ændret dag” eller specialdag – og hvilken specialdag. Nederst på siden, vælg den ønskede specialdag, her corona-mandag, og tryk “gå til den valgte specialdag”.
- Nu ser du, for den givne kunde, tallene for en almindelig mandag. Ret dem til så de passer med en corona-mandag, og tryk “Gem”
- Ovenstående gør du for de kunder, og de dage, hvor det er relevant.
Hvordan får jeg ændringerne til at træde i kraft?
Du har nu oprettet bestillings-mængder for de nye specialdage, for hver kunde. Dem kan du vælge at bruge i stedet for “normal”-bestillingerne. Det mest almindelige scenarie er, at du vil lave en produktionsliste, der tager højde for corona-dagene:
- Gå til moduler->faste bestillinger->se/udskriv faste ordrer for dato.
- Tryk “vis kalender/specialdage”
- Nederst i den fremkomne blok, vælg den aktuelle dag i listen, corona-mandag, og tryk “vælg den markerede specialdag”.
- Nu bliver din side opdateret, og for de kunder hvor du har oprettet en corona-mandag, får tallene en anden baggrundsfarve. Du kan altså godt have kunder der har, og kunder der ikke har ændringer i forbindelse med corona.
- Du kan nu trykke “udskrifter->udskriv produktionsliste” og få udskrevet din produktionsliste med de gældende tal – “corona-tallene” for de kunder der har ændringer, og de uændrede tal for dem der ikke har ændringer.
Hvad så når alting bliver normalt igen?
Du gør jo noget aktivt for at vælge, at du vil se “corona-dagene”, så det holder du bare op med – som udgangspunkt vises altid “umodificerede” dage, med mindre du beder om andet. Du kan evt. gå ind i “moduler->faste bestillinger->rediger specialdage” og slette dine corona-dage, så de ikke “støjer” i din liste over specialdage. Så bliver de, og de tilhørende modificerede bestilllings-mængder slettet. Men mængderne for “normal-dagene” bliver selvfølgelig bevaret.
God fornøjelse, og skriv/ring som altid hvis noget driller! 5223 6999 – support@foodinfo.dk