Bestilling


Bestillings-modulet er et suverænt værktøj til at modtage og håndtere bestillinger fra kunderne, og efterfølgende holde styr på, hvad der skal produceres. I første omgang skulle det gerne gøre modtagelsen af bestillinger nemmere og mere fejlfri, men på lidt længere sigt vil bestillingerne også blive taget i betragtning når man i bageriet bruger produktionsplanlægnings-funktionen (se Samlet produktion af delprodukt).

Overordnet set er der to “indgange” til at lægge bestillinger ind:

  1. Butikspersonalet kan via det sædvanlige butiks-login oprette bestillinger på vegne af kunder der kontakter bageriet.
  2. Erhvervskunder (B2B) der har en aftale med bageriet, kan selv logge ind og oprette egne bestillinger.

Se herunder hvordan det virker.

 

 

 

Hvordan virker det – for personalet?

Personalet vil let kunne finde de produkter, kunden beder om, via en “autocomplete” liste – altså sådan en hvor man f.eks. indtaster “ka” og så kommer der straks en liste med “kagemand, kanelsnegle, kanelstang, …”. Man indtaster så antal, og der regnes løbende en “linjepris” og en totalpris.

Når selve bestillingen er afgivet angives detaljer omkring levering/betaling, og der kan tilvælges at kunden får en SMS v. bestillingen, på afhentningsdagen og en time før afhentning.

Til sidst tilknyttes en kunde via kundens tlf-nummer – tilbagevendende kunder kan gemmes på baggrund af deres nummer, så de hurtigt kan findes frem en anden gang.

Ved afslutning af bestillingen får kunden (hvis valgt) en SMS med en opsummering af ordren, så han/hun kan checke, at alt er som det skal være, inden han/hun forlader butikken.

Bestillingen er nu gemt, og bagerne kan så se for hver enkelt dag, hvilke bestillinger der skal produceres.

Hvordan virker det – for B2B kunder?

Du kan selv, som mester, oprette B2B kunder og give dem deres eget login til systemet. Når de logger ind, kan de i store træk det samme som en “butiks-bruger” – bortset fra at de i sagens natur kun kan oprette bestillinger til sig selv!

Dvs. de kan også kigge i listen af produkter, og klikke ind på hvert enkelt og se ingredienslister, allergener og næringsberegninger. Men som for personalet, selvfølgelig – ingen opskrifter! De kan også skrive labels og produktark ud selv. Begge ting er utrolig nyttigt hvis der er tale om en B2B-kunde der videresælger – f.eks. en købmand.

B2B-kunden ser en simplere bestillings-brugerflade end den, personalet ser, da de jo ikke skal angive andet end produkter og bestillingsdato – B2B-kundens “stamdata” ligger i systemet én gang for alle.

En lille men vigtig detalje er at man kan kopiere en bestilling og redigere i den. Mange B2B-kunder vil jo formentlig aftage mange af de samme varer fra gang til gang, dog måske i varierende mængder. Så skal de ikke starte forfra hver gang.

Nå B2B-kunden har afgivet en bestilling, sendes der en ordrebekræftelse til både hans egen mail, til din mail, og til evt. cc-modtagere som man kan angive. Bogholderiet kan også trække information om ordrerne.

Konfigurerbare produkter

Ud over de almindelige produkter som FoodInfo normalt bruges til, håndterer bestillingssystemet også det vi kalder “konfigurerbare produkter” – altså f.eks. kagemanden: Om det skal være brunsviger eller wienerbrød, hvad der skal pyntes med, hvor mange personer den er til, osv osv. Eller lagkagen – hvilke bunde, hvilken creme, hvilket overtræk, hvilken pynt …

Som bager har du mulighed for at “skrue” dine konfigurerbare produkter sammen helt som du vil, altså med lige præcis de valgmuligheder DU tilbyder. Dit personale ved så lige præcis hvad de skal spørge kunden om, når der f.eks. bestilles en fødselsdagskage – se eksemplet her:

Fordelene for kunden

Kunden vil opleve en stor professionalisme når bestillingen modtages, da personalet hele tiden er klar over hvad der skal spørges om, og løbende kan oplyse om priser osv. Kunden får desuden hjælp til at huske sin bestilling via de tilsendte SMS’er – og har mulighed for at fange evt. fejl ved straks at gennemse den tilsendte bestillings-bekræftelse.

 

Fordelene for butikspersonalet

Butikspersonalet har som sagt bestillingssystemet at støtte sig til under hele modtagelsen af bestillingen, og husker derfor at spørge kunden om alt, hvad der er nødvendigt at spørge om. Det er vigtigt ved alle bestillinger, men særlig vigtigt ved bestilling af et konfigurerbart produkt. Det er tydeligt at se, hvornår bestillingen er registreret, så butikspigen kan være tryg og vide at ordren er i gode hænder. Bliver hun alligevel i tvivl, kan hun nemt gå ind og se en opsummering af ordren, og om nødvendigt gå ind og redigere den.

Personalet har yderligere den fordel, at de ikke skal håndtere B2B-bestillinger, hvis B2B-kunderne benytter sig af deres eget login. Det kan spare meget tid!

Fordelene for bagerne og mester

Bagerne får alle bestillingerne samlet ét sted, og der er en god sandsynlighed for at de indeholder al den information, der er nødvendig for at de kan producere. Der laves en oversigt til at producere efter, hvor det er regnet sammen f.eks. hvor mange kanelsnegle, håndværkere, birkes og gifler der skal laves, udfra den samlede mængde af bestillinger for dagen.

Ingen sedler, der bliver væk, ingen sedler der ikke kan læses, ingen beskrivelser der kan misforstås.

Og mester skal heller ikke bruge tid på B2B-bestillinger – dem kan kunderne lave selv.

I den nærmeste fremtid …

… vil bestillingssystemet som sagt blive integreret med produktionsplanlægningssystemet, så bestillingerne kommer med i beregningen når der regnes på den samlede produktion af f.eks. grunddeje for en given dag.

Samtidig vil der også bliver åbnet mulighed for at lave tilbagevendende bestillinger – hvilket evt. kan bruges til at styre leverancerne til de faste aftagere man måtte have. På den måde kan man lave et ugeskema for hvad der skal produceres til købmanden, til brugsen og til tanken på de enkelte dage. Og det hele regnes sammen i produktionsplanlægningssystemet.

Også for folk, der slet ikke bruger FoodInfo!

Bemærk, at du godt kan bruge bestillingssystemet uden i forvejen at være FoodInfo-bruger. Så kan du oprette et “light” abonnement, hvor dine produkter bare er et navn og en pris – altså ingen opskrifter, ingredienslister og næringsberegninger. Skriv hvis du er interesseret i dette, i det sidste spørgsmål i spørgeskemaet.

Et par videoer

I forbindelse med lanceringen lavede vi disse videoer, der viser lidt om hvordan bestillingssystemet grundlæggende virker, hvordan konfigurerbare produkter virker, og hvordan det fungerer med B2B-login.