Bestilling

Bestillings-modulet er et suverænt værktøj til at modtage og håndtere bestillinger fra kunderne, og efterfølgende holde styr på, hvad der skal produceres. For det første skulle det gerne gøre modtagelsen af bestillinger nemmere og mere fejlfri, men bruger man også FoodInfo i produktionen vil bestillingerne også blive taget i betragtning her, sammen med de øvrige produktionsdata (se Samlet produktion af delprodukt).

Overordnet set er der to “indgange” til at lægge bestillinger ind:

Butikspersonalet kan via det sædvanlige butiks-login oprette bestillinger på vegne af kunder der kontakter bageriet.
Erhvervskunder (B2B) der har en aftale med bageriet, kan selv logge ind og oprette egne bestillinger.

Bestillinger kan være en af to slags:

Engangs-bestillinger, f.eks. når en kunde ringer ind og bestiller en kagemand.
Faste bestillinger – et skema med ugedage på den ene led og produkter på den anden, hvor man så kan angive hvor mange af hvilke produkter man ønsker på en given dag.

Se herunder hvordan det virker.

Hvordan virker det – for personalet?

Personalet håndterer typisk engangs-bestillinger. De vil let kunne finde de produkter, kunden beder om, via en “autocomplete” liste – altså sådan en hvor man f.eks. indtaster “ka” og så kommer der straks en liste med “kagemand, kanelsnegle, kanelstang, …”. Man indtaster så antal, og der regnes løbende en “linjepris” og en totalpris.

Når selve bestillingen er afgivet angives detaljer omkring levering/betaling, og der kan tilvælges at kunden får en SMS v. bestillingen, på afhentningsdagen og en time før afhentning (forudsat man har tilvalgt SMS modul).

Til sidst tilknyttes en kunde via kundens tlf-nummer – tilbagevendende kunder kan gemmes i systemet, så de hurtigt kan findes frem en anden gang.

Ved afslutning af bestillingen får kunden (hvis valgt) en SMS med en opsummering af ordren, så han/hun kan checke, at alt er som det skal være, inden han/hun forlader butikken.

Bestillingen er nu gemt, og bagerne kan så se for hver enkelt dag, hvilke bestillinger der skal produceres.

Se evt. video om engangs-bestillinger her:

Hvordan virker det – for B2B kunder?

Du kan selv, som mester, oprette B2B kunder og give dem deres eget login til systemet. Når de logger ind, kan de i store træk det samme som en “butiks-bruger” – og også redigere deres faste bestillinger.

Dvs. de kan også kigge i listen af produkter, og klikke ind på hvert enkelt og se ingredienslister, allergener og næringsberegninger. Men som for personalet, selvfølgelig – ingen opskrifter! De kan også skrive labels og produktark ud selv. Begge ting er utrolig nyttigt hvis der er tale om en B2B-kunde der videresælger – f.eks. en købmand.

Ved engangs-bestillinger ser B2B-kunden en simplere bestillings-brugerflade end den, personalet ser, da de jo ikke skal angive andet end produkter og bestillingsdato – B2B-kundens “stamdata” ligger i systemet én gang for alle.

En lille men vigtig detalje er at man kan kopiere en bestilling og redigere i den. Mange B2B-kunder vil jo formentlig aftage mange af de samme varer fra gang til gang, dog måske i varierende mængder. Så skal de ikke starte forfra hver gang.

Nå B2B-kunden har afgivet en bestilling, sendes der en ordrebekræftelse til både hans egen mail, til din mail, og til evt. cc-modtagere som man kan angive. Bogholderiet kan også trække information om ordrerne.

B2B-kunden kan også redigere faste bestillinger, altså som før beskrevet udfylde et “skema” med antal pr. produkt pr. ugedag. Et lille eksempel med blot 2 produkter ses her:

Det udvalg, B2B-kunden ser, kan du frit indstille (i grupper – så flere kunder kan “dele” et udvalg), og den enkelte kunde kan ydermere definere hans egne favoritter, hvis han ønsker et særligt del-udvalg som han f.eks. altid skal huske at tage stilling til.

Se video om faste bestillinger her:

Konfigurerbare produkter

Ud over de almindelige produkter som FoodInfo normalt bruges til, håndterer bestillingssystemet også det vi kalder “konfigurerbare produkter” – altså f.eks. kagemanden: Om det skal være brunsviger eller wienerbrød, hvad der skal pyntes med, hvor mange personer den er til, osv osv. Eller lagkagen – hvilke bunde, hvilken creme, hvilket overtræk, hvilken pynt …

Som bager har du mulighed for at “skrue” dine konfigurerbare produkter sammen helt som du vil, altså med lige præcis de valgmuligheder DU tilbyder. Dit personale ved så lige præcis hvad de skal spørge kunden om, når der f.eks. bestilles en fødselsdagskage – se eksemplet her:

Fordelene for den “almindelige” kunde

Kunden vil opleve en stor professionalisme når bestillingen modtages, da personalet hele tiden er klar over hvad der skal spørges om, og løbende kan oplyse om priser osv. Kunden får desuden hjælp til at huske sin bestilling via de tilsendte SMS’er – og har mulighed for at fange evt. fejl ved straks at gennemse den tilsendte bestillings-bekræftelse.

Fordelene for B2B-kunden

B2B-kunden kan selv styre sine bestillinger, og dermed have et godt overblik, og mulighed for at arbejde med det når han har lyst – ikke kun når der er personale i bageriet. Det går temmelig sikkert også hurtigere end hvis bestillinger skulle sendes frem og tilbage som scan, fax eller telefonbeskeder!

Fordelene for butikspersonalet

Butikspersonalet har som sagt bestillingssystemet at støtte sig til under hele modtagelsen af bestillingen, og husker derfor at spørge kunden om alt, hvad der er nødvendigt at spørge om. Det er vigtigt ved alle bestillinger, men særlig vigtigt ved bestilling af et konfigurerbart produkt. Det er tydeligt at se, hvornår bestillingen er registreret, så butikspigen kan være tryg og vide at ordren er i gode hænder. Bliver hun alligevel i tvivl, kan hun nemt gå ind og se en opsummering af ordren, og om nødvendigt gå ind og redigere den.

Personalet har yderligere den fordel, at de ikke skal håndtere B2B-bestillinger, hvis B2B-kunderne benytter sig af deres eget login. Det kan spare meget tid!

Fordelene for bagerne og mester

Bagerne får alle bestillingerne samlet ét sted, og der er en god sandsynlighed for at de indeholder al den information, der er nødvendig for at de kan producere. Der laves en oversigt til at producere efter, hvor det er regnet sammen f.eks. hvor mange kanelsnegle, håndværkere, birkes og gifler der skal laves, udfra den samlede mængde af bestillinger for dagen.

Ingen sedler, der bliver væk, ingen sedler der ikke kan læses, ingen beskrivelser der kan misforstås.

Og mester skal heller ikke bruge tid på B2B-bestillinger – dem kan kunderne lave selv.

Hvis I også bruger FoodInfo i produktionen

… vil det gå op i en højere enhed, da FoodInfo så ved, lige præcis hvor meget af det enkelte produkt, og hvor meget af den enkelte grunddej, der skal produceres en bestemt dag.

På den måde kan man lave et ugeskema for hvad der skal produceres til købmanden, til brugsen og til tanken på de enkelte dage. Og det hele regnes sammen i produktionsplanlægningssystemet.

Også for folk, der slet ikke bruger FoodInfo!

Bemærk, at du godt kan bruge bestillingssystemet uden i forvejen at være FoodInfo-bruger. Så kan du oprette et “light” abonnement, hvor dine produkter bare er et navn og en pris – altså ingen opskrifter, ingredienslister og næringsberegninger. Skriv hvis du er interesseret i dette, i det sidste spørgsmål i spørgeskemaet.